どれが最新か分からなくなる

実際に起きたこと5件

• 資料作成

  自分で作った資料なのに、どれが最新か分からない

  同じ資料のファイルが何個かあり、どれが最新か分からなくなりました。

  どれも壊れていません。全部ちゃんと開きます。だから、判断する材料がファイルの中に残っていませんでした。

• 資料作成

  会社と自宅で、版が分かれた

  会社のパソコンで直したものと、自分のパソコンで直したものが、それぞれ別に育っていました。

  どちらにも「最新版」と言える理由があります。

• 資料作成

  環境をまたぐ運用が、いつのまにか普通になっていた

  「以降は会社で作業するので、13時にデータを移します」——こういうやり取りが、当たり前になっていました。

  移すたびにコピーが増えます。増えていることに、そのときは気づきません。

• 社内ツール

  保存日時を出す仕組みを、後から足した

  画面のどこにも「いつのデータか」が出ていませんでした。あとから足しています。

  最初から入れておくべきものでした。後から足すと、それ以前のものには何も残っていません。

• 比較サイト

  2つの作業が、違う状態を見ていた

  同じサイトを扱う作業を2つ並行で動かしていたのですが、それぞれが違う状態を見ていました。

  片方で直したことが、もう片方には伝わっていません。「情報共有ができてない」と自分で書いています。

なぜ起きるのか

作業する場所が複数あるからです。会社と自宅、パソコンとクラウド。そのたびにコピーが増え、ファイル名の日付だけが手がかりになります。

この型を防ぐには

やることは3つです。渡す相手が、それぞれ違います。

この資料（またはツール）に、版が分からなくなるのを防ぐ仕組みを入れてください。

1. 最終更新の日時を、ファイルの中の見える場所に書く
2. 何を変えたかの履歴を、同じファイルの中に残す
3. 複数の場所で編集された可能性がある場合、それが分かるようにする

ファイル名だけに日付を入れる方法は取らないでください。コピーした時点で嘘になるためです。